Loading

wait a moment

Quản lý hợp đồng giám sát

Trong giám sát thi công công trình, quán lý họp đồng giám sát chủ yếu là chỉ sự quản lý của cơ quan chủ quản Xây dựng và người đương sự của hợp đồng đối với hợp đồng. Nội dưng chủ yếu của quàn lý hợp đồng giám sát gồm: quản lý thay đổi hợp đồng và phân tích hợp đồng (xem 3.2.3 Quản lý hợp đồng thi công), xây dựng chế độ quản lý hợp đồng và nguyên tắc chi tiết thực thi giám sát.

1. Thay đổi và sửa chữa hợp đồng

Trong xây dựng công trình, khó tránh xẩy ra những sự việc không thê lường trước, vì vậy, thường có tình trạng yêu cầu sửa chữa hoặc thay đối điều kiện họp dồng. Cụ thế có thể bao gồm thay đổi phạm vi phục vụ côns trình, mức độ công việc, tiến độ công việc, chi trả tiền công và trách nhiệm riêng của bên uỷ thác và bên bị uý thác, đặc biệt là khi thay đổi phạm vi phục vụ và vấn đề chi phí, đơn vị giám sát phái kiên trì yêu cầu sửa đổi hợp đồng, thnả thuận miệng hoặc những văn bản trao dổi có tính tạm thời đều khóns thế thay thế họp đồng. Sửa đổi họp đồng có thê thông qua một số phương thức sau, cho dù dùng phương thức nào, nhát định phải được thực hiện những sửa chữa hoặc thay đổi. Đồng thời, cần chú ý thu thập và lưu giữ tài liệu thay đổi.

– Vãn ban chính thức: thông báo thay đổi hop đổng mà một bên hợp đồng đề xuất, phải dược hai bên hợp đổng trao đổi đầy đủ kỹ càng, cùng nhau ký kết, đồng ý thực hiện nội dung thay đổi, phát ra bằng hình thức văn bản, đồng thời thông báo các đơn vị có liên quan. Loại hình thức này chủ yếu đối với những sửa đổi lớn, nội dung phức tạp, mức ảnh hưởng lớn, khoảng thời gian thay đối dài, do vậy sau khi cùng bàn bạc ký kết (có hiệu lực pháp luật nghiêm túc), mới có hiệu lực. Có như vậy mói tránh dẫn đến tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

– Hiệp nghị thư tín: đối với một số thay đổi có tính sự vụ mà nội dung đơn giản, phạm vi hẹp, nội dung sửa chữa nhỏ, quyết định tạm thời, chưa trao đổi hoặc chưa kịp trao dổi thì thường thường dùng hình thức hiệp nghị thư tín. Khi hiệp nghị thu’ tín đã đến tay đối phương và dược đồng ý thực hiện, thì thư tín này có hiệu lực pháp luật.

– Giấy uỷ thác: đối với một số thay đổi mà ảnh hưởng nhỏ, nội dung đơn giản, thay đổi ít, thời gian yêu cầu khẩn cấp thì dùng hình thức giấy uỷ thác, thông báo cho đương sự hợp đồng. Phương thức này tương đối linh hoạt, những thay đổi cũng kịp thời được thực hiện.

– Ký kết lại hợp đồn2 mới: đối với những vấn đề lớn như phạm vi biến động tương đối lớn, động chạm đến quyền lợi và nghĩa vụ của đương sự họp đổnc giám sát, cùng với chi trà tiền công, dựa vào những thay đổi trên rất khó diễn đạt rõ ràng, do vậy phải ký lại hợp đồng giám sát mới để thay thế hợp đồng cũ.

2. Xây dựng chế độ quản lý hợp đồng

Do đơn vị giám sát phái thường xuyên gánh vác nhiệm vụ giám sát công trình, thường đàm phán và ký kết hợp đồng giám sát, luôn luôn ở trong hoạt động thực hiện hop đồng giám sát. Vì vậy, đê làm cho các mắt xích đàm phán, ký kết, vận hành hợp đồng giám sát được thực hiện một cách khoa học, hệ thống, tiêu chuẩn, phải xây dựng một loạt chế độ quản lý họp đồng giám sát hoàn chỉnh, nội dung chủ yếu như sau:

– Chế độ trách nhiệm cương vị cóng tác: đây là một chế độ quản lý cơ bán của đơn vị giám sát. Nó quy định một cách cụ thể phạm vi công việc của các hộ món và nhân viên quản lý trong nội bộ xí nghiệp có nhiệm vụ quán lý hợp đồng giám sát, trách nhiệm phái gánh chịu trong thực hiện hợp đồng, với quyền hạn cho phép, phải cùng nhau hợp tác tốt, trách nhiệm rõ ràng, công việc làm đến nơi đến chốn, phân cấp phụ trách, bảo đảm thực hiện đầy đủ hợp đồng.

– Chế độ hội ý nội bộ: vì hợp đổng giám sát động chạm đến nhân viên các chuyên ngành công trình giám sát, để đảm báo sau khi ký kết hợp đồng giám sát có thể triển khai toàn diện, trước lúc hợp đổng giám sát ký chính thức, bộ phận nghiệp vụ chuẩn bị hợp đồng cùng với nhân viên kỹ thuật có nghiệp vụ liên quan của các bộ môn khác cùng nghiên cứu, đề xuất ý kiến cụ thể các điều khoán của họp đồng cùng tiến, hành hội ý.

– Chế độ thắm tra phê duyệt: để hợp đồng giám sát sau khi ký họp pháp, hữu hiệu, trước khi ký kết phải tiến hành thủ tục thẩm tra. phê duyệt. Thẩm tra là sau khi đem hợp đồng giám sát chuẩn bị ký kết, họp giữa các bộ phận, đưa cho cơ quan chủ quản họp đồng của xí nghiệp hoặc cố vấn pháp luật để thẩm tra, phê duyệt là chủ quản xí nghiệp hoặc người đại diện pháp nhân đưa ý kiến, đồng ý chính thức ký kết họp đồng giám sát đối với bên ngoài.

– Chế độ đóng dấu: dấu chuyên dụng hợp đồng của xí nghiệp và dấu chuyên dụng họp đồng mà các bộ phận liên quan sử dụng, đều là bằng chứng đại diện xí nghiệp thực hiện quyền lợi, gánh vác nghĩa vụ, ký kết hợp đồng đối với bên ngoài. Vì vậy, phải có quy định nghiêm ngặt đối với việc đăng ký, bảo quản, sử dụng dấu chuyên dụng họp đồng.

– Chế độ kiểm tra và khen thưởng: để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng giám sát, phối hợp các mối quan hệ của bộ phận trong xí nghiệp thực hiện hợp đồng, phải có chế độ kiêm tra giám sát. Thông qua kiểm tra kịp thời phát hiện vấn đề, có lợi cho việc đề xuất ý kiến giải quyết, đối với các kiến nghị hợp lý hóa thì dùng biện pháp khen thưởng.

– Chế độ hạch toán thống kê: nó là một bộ phận chủ yếu của chê độ biểu mẫu thống kê. Dùng biện pháp hạch toán thống kê khoa học, lợi dụng thống kê, tác dụng trở lại ký kết và triển khai hợp đồng.

– Chế độ hồ sơ: hồ sơ hợp đồng giám sát chia thành bộ phận lưu trữ và bộ phận sử dụng. Lưu trữ là để sử dụng, sử dụng đầu tiên cần lưu trữ. Phải đôn đốc xí nghiệp thi công theo các quy định có liên quan của “Luật hồ sơ” của Nhà nước, tăng cường thu thập, chính lý, phân loại, đăng ký, vào số, đóng quyển, tiêu chuẩn hoá quán lý hồ sơ.